Verborgene Ausgaben: Wie komplexe Prozesse Ihr Unternehmen teuer zu stehen kommen
- Eva Jenisch
- 12. Nov. 2024
- 4 Min. Lesezeit
Vor einigen Jahren arbeitete ich eng mit einer pharmazeutischen CMO zusammen, bei der das Genehmigungsverfahren für Verträge aus dem Ruder gelaufen war. Jeder Vertrag erforderte die Mitwirkung mehrerer Abteilungen - Rechtsabteilung, Lieferkette, Finanzen -, aber niemand wusste, wer der endgültige Entscheidungsträger war. Die Verträge wurden wochenlang zwischen den Abteilungen hin- und hergeschoben, was zu frustrierenden Verzögerungen führte. Diese Verzögerungen belasteten nicht nur die Kundenbeziehungen, sondern führten auch zu verpassten Gelegenheiten für neue Partnerschaften. Während sich alle formal an die Vorschriften hielten, türmte diese unsichtbare Ineffizienz im Stillen weitere Folgekosten auf und frustrierte das Team.
Während der Genehmigungsengpass bei diesem CMO für einige sofort offensichtlich war, sind andere Formen von versteckten Kosten oft weniger auffällig, aber ebenso folgenreich. Sehen wir uns fünf häufige „unsichtbare“ Kosten an, die möglicherweise unentdeckt bleiben, aber erhebliche Auswirkungen auf Zeit, Ressourcen und Budgets haben. Wenn Sie diese versteckten Kosten erkennen und proaktiv handeln, kann dies einen entscheidenden Einfluss auf die Effizienz, die Mitarbeiterzufriedenheit und letztlich die Rentabilität haben.
🔄 Ausufernde Genehmigungsverfahren
Genehmigungsverzögerungen sind häufiger, als vielen Unternehmen bewusst ist, und führen oft zu versteckten Ineffizienzen, die die Produktivität und die Arbeitsmoral beeinträchtigen. Wenn für eine einzige Aufgabe mehrere Genehmigungen erforderlich sind, können sich die Prozesse erheblich verlangsamen, wodurch wichtige Projekte verschoben werden und eine Kultur der Abhängigkeit statt der Verantwortlichkeit entsteht.
Lösungsansatz: Die Einführung einer RACI-Matrix (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) für Aufgaben hilft, die Rollen zu klären und die Entscheidungsfindung zu straffen. Durch die Festlegung eines verantwortlichen Entscheiders für jede Aufgabe werden überflüssige Genehmigungen vermieden, so dass die Teams schnell und sicher handeln können, ohne auf mehrere Genehmigungen warten zu müssen.
🗄️ Duplizierung von Dokumenten und veraltete Datensätze
Während behördliche Dokumente in der pharmazeutischen Industrie streng kontrolliert werden, kann es bei anderen Dokumentationsarten - wie internen Berichten, Projektunterlagen oder der Kommunikation mit Lieferanten - an diesem Grad der Systematik fehlen. Wenn Teams mit veralteten oder redundanten Dateien arbeiten, führt dies zu Missverständnissen, Fehlern und Zeitverlust beim Versuch, die Richtigkeit der Informationen zu überprüfen.
Lösungsansatz: Durch die Implementierung einer zentralen Dokumentendrehscheibe in Echtzeit oder eines Collaboration-Tools wie Confluence für nicht-regulatorische Dokumente und die regelmässige Archivierung veralteter Dateien wird sichergestellt, dass alle Teams mit korrekten Daten arbeiten. Regelmässige Audits von nicht-regulierten Dokumenten tragen dazu bei, Redundanzen zu beseitigen, den Informationsfluss zu verbessern und den Zeitaufwand für die Suche nach Daten oder deren Überprüfung zu reduzieren.
🗣️Überlastet mit Sitzungen
Besprechungen, die nicht zielgerichtet oder zweckorientiert sind, können wertvolle Zeit kosten und die Entscheidungsfindung verlangsamen. Wenn Besprechungen für jede noch so kleine Entscheidung oder Aktualisierung erforderlich sind, werden wertvolle Stunden mit minimalem Nutzen vergeudet, was zu erheblichen unsichtbaren Kosten führt.
Lösungsansatz: Legen Sie eine klare, auf den jeweiligen Zweck zugeschnittene Meeting-Struktur fest, z. B. schnelle Stand-up-Meetings mit Kanban-Boards für Projektaktualisierungen, ergebnisorientierte Diskussionen für strategische Entscheidungen und aufgabenspezifische Check-ins nach Bedarf. Stellen Sie sicher, dass jede Besprechung eine Agenda und ein Ergebnisprotokoll hat, um die Nachverfolgung von Entscheidungen und eine klare Verantwortlichkeit ohne endlose Diskussionen zu ermöglichen.
⚙️ Fehlende Standardisierung von Tools und Prozessen
Ohne standardisierte Werkzeuge und Methoden können Arbeitsabläufe fragmentiert werden, was zu Doppelarbeiten und ineffizienten Übergaben führt. Die uneinheitliche Verwendung von Software oder Tools zwischen Abteilungen kann zu Inkompatibilität, Kommunikationspannen und einem Mangel an Datentransparenz führen.
Lösungsansatz: Führen Sie ein Tool-Audit durch, um standardisierte Anwendungen zu identifizieren und auszuwählen, auf die alle Teams zugreifen können, wie z. B. ein gemeinsames CRM für Kundendaten oder eine gemeinsame Plattform für das Projektmanagement. Die Schulung der Teammitglieder in der effizienten Nutzung dieser Tools und die Durchsetzung unternehmensweiter Standards sorgen für eine reibungslosere Zusammenarbeit und klarere Kommunikationskanäle, wodurch betriebliche Reibungsverluste verringert werden.
🔧 Reaktive vor präventiver Wartung
Die Wartung von Anlagen erfolgt häufig reaktiv, was zu hohen Kosten im Zusammenhang mit unerwarteten Ausfällen und Notreparaturen führt. Die konventionelle Instandhaltung reagiert nur auf Probleme, wenn sie auftreten. Dieser reaktive Ansatz kann jedoch die Produktion stören und die Kosten für Ausfallzeiten erhöhen.
Lösungsansatz: Mithilfe der Digitalisierung können Unternehmen Echtzeitdaten von Anlagen nutzen, um eine vorausschauende Wartung durchzuführen. Bei diesem technologiebasierten Ansatz werden Sensoren zur kontinuierlichen Überwachung des Maschinenzustands eingesetzt. Dies ermöglicht eine Wartung, bevor Probleme kritisch werden, reduziert Ausfallzeiten und verlängert die Lebensdauer der Anlagen.
Unsichtbare Kosten aufspüren und Ihre nächsten Schritte planen
Die Eindämmung unsichtbarer Kosten ist für die Verbesserung der Effizienz und die Steigerung der Rentabilität in allen Unternehmen unerlässlich. Beginnen Sie mit einer Bestandsaufnahme, um herauszufinden, wo exzessive Genehmigungsschleifen und Dokumentendopplungen Ihre Abläufe beeinträchtigen. Beziehen Sie Ihr Team in Diskussionen über dessen Erfahrungen mit Sitzungen und Arbeitsabläufen ein und fördern Sie so ein Umfeld, in dem die Erkenntnisse der Beteiligten geschätzt werden. Legen Sie bei der Ermittlung verbesserungswürdiger Bereiche messbare Ziele fest, um den Fortschritt zu verfolgen und kleine Erfolge auf dem Weg dorthin zu feiern.
Mit diesen ersten Schritten schaffen Sie die Grundlage für dauerhafte Veränderungen, die Ihr Unternehmen in die Lage versetzen, effizienter und effektiver zu arbeiten. Sind Sie bereit, sich auf diese Reise zu begeben, um versteckte Kosten aufzudecken und Ihre Abläufe zu verändern? Lassen Sie uns darüber sprechen, wie ich Sie bei der Umsetzung dieser Veränderungen unterstützen kann.
Bild mit AI (Image Creator) gestaltet
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