Der Aufwand für Koordination: Warum Planungsmeetings oft die reinste Zeitverschwendung sind
- Eva Jenisch
- 23. Juli
- 2 Min. Lesezeit
Ein Blick auf die versteckten Mudas in Koordinationsprozessen und wie sie behoben werden können
Planungsbesprechungen sollen Klarheit, Struktur und Koordination schaffen. Was aber, wenn sie das Gegenteil bewirken? In vielen Fertigungsunternehmen liegt der grösste Zeit- und Ressourcenfresser im Verborgenen: die exzessive Koordination. Werfen wir einen genaueren Blick auf diese oft unsichtbare Form der Verschwendung und darauf, wie man sie wirksam bekämpfen kann.
🕵️ Verborgene Mudas vor aller Augen
Zu Beginn meiner Beratertätigkeit nahm ich an einer täglichen Planungsrunde in einer Pharma-Produktion teil. Es waren vierzehn Personen im Raum, jede mit ihrer eigenen Excel-Tabelle, Agenda und Problempunkten. Was als schnelles Koordinationstreffen gedacht war, wurde zu einer zweistündigen Verhandlung über Prioritäten, Produktionsmengen und Schichtpläne. Niemand ging mit einem klaren Bild vom Ergebnis weg, aber jeder blieb mit dringender Arbeit zurück.
Was ich sah, war nicht mangelndes Engagement oder mangelnde Einsatzbereitschaft. Es war strukturell bedingt: zu viele Genehmigungsebenen, unklare Entscheidungsbefugnisse und kein einheitliches Eskalationsverfahren. Planungsbesprechungen waren zu dem Ort geworden, an dem Entscheidungen getroffen wurden, einfach weil es kein besseres System gab.
🎢 Wenn die Abstimmung zur Achterbahn wird
Im Sinne von Lean ist dies ein klassischer Fall von Overprocessing ("Überbearbeitung"). Wir koordinieren und bestätigen und richten uns neu aus, bis wir uns sicher fühlen. Aber Sicherheit in der Komplexität geht oft auf Kosten der Geschwindigkeit. Je mehr wir versuchen, jede Entscheidung zu berücksichtigen, desto weniger fühlt sich jeder Planer verantwortlich. Und desto mehr Zeit wird damit verbracht, den Plan zu diskutieren, anstatt ihn auszuführen.
Das Paradoxon? Alle wollen einen reibungslosen Ablauf, aber gerade die Sitzungen, die diesen Ablauf unterstützen sollen, behindern ihn oft.
🛠️ Konzept für weniger Meetings
Die wirksamste Gegenmassnahme, die ich erlebt habe, ist nicht eine bessere Moderation oder eine strengere Zeitkontrolle. Sondern die Gestaltung von Prozessen, damit weniger Meetings nötig sind. Hier sind ein paar Grundregeln, die ich bei der Arbeit mit Teams in der Produktionskette anwende:
Schaffung von standardisierten Entscheidungsabläufen, damit die Beteiligten wissen, was fix ist und was noch flexibel ist
Klären der Entscheidungsbefugnisse, damit die Besprechungen nicht zu Genehmigungsrunden werden
Visualisieren der wichtigsten Rahmenbedingungen und deren Verfügbarkeit vor den Sitzungen
Übergang zu gestaffelten Koordinationsmodellen mit kürzeren, gezielteren Interaktionen
Als wir in der Beschaffungsplanung eines Kunden ein Taktrad einführten, reduzierten wir nicht nur die Besprechungszeit um 40 Prozent, sondern verbesserten auch den termingerechten Produktionsbeginn. Warum? Weil die Logik der Planung endlich in das System eingeflossen war und nicht mehr von Menschen in langen Besprechungen vorangetrieben wurde.
☝️ Jetzt sind Sie dran
Welche Ihrer Planungssitzungen sollten eigentlich einen Mehrwert bringen, kosten aber insgeheim Zeit und Energie?
Ich würde gerne wissen, welche Koordinationsprobleme Sie haben und wie Ihre Teams mit der Komplexität umgehen.
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