Agile KMU: Mehr Flexibilität für mehr Erfolg

Foto von Tara-mae Miller auf Unsplash

Agile Methoden gibt es bereits seit mehr als zwei Jahrzehnten, doch in vielen KMU gelten sie nach wie vor als etwas, das für Softwareunternehmen oder große Organisationen gedacht ist.

Gleichzeitig arbeiten viele dieser KMU bereits überraschend agil: Sie passen Prioritäten schnell an, sind nah am Kunden und lösen Probleme, ohne darauf zu warten, bis formelle Prozesse in Gang kommen.

Der Unterschied besteht darin, dass diese Flexibilität selten systematisch organisiert ist. Sie hängt von einzelnen Personen, von informeller Koordination und von Erfahrung ab. Es funktioniert gut, bis es nicht mehr funktioniert.

Schnell muss nicht koordiniert bedeuten

Was ich in KMU oft beobachte, ist nicht fehlende Agilität, sondern fehlende Klarheit.

Die Teams reagieren zwar schnell, ziehen aber nicht immer an einem Strang. Prioritäten ändern sich, doch die Gründe für diese Änderungen sind nicht immer nachvollziehbar. Kundenfeedback gibt es zwar, doch es fliesst nicht konsequent in Entscheidungen ein.

Die Folge sind vielbeschäftigte, reaktionsfähige Mitarbeiter, doch die Ergebnisse bleiben schwer vorhersehbar.

Tools alleine reichen nicht aus

Bei der Einführung agiler Methoden in diesem Kontext liegt der Fokus oft auf Artefakten. Es werden Scrum-Zeremonien eingeführt, Kanban-Tafeln eingerichtet und neue Fachbegriffe halten Einzug in das Unternehmen.

Das sorgt zunächst für neue Dynamik. Werden die tiefer liegenden Problemfelder jedoch nicht angegangen, lässt die Wirkung schnell nach.

Besprechungen werden strukturierter, aber Entscheidungen bleiben unklar. Die Arbeit wird sichtbarer, ist aber nicht unbedingt besser aufeinander abgestimmt. Das System wird formeller, aber nicht effektiver.

Dem Fluss folgen statt der Methodik

Es ist effektiver, sich zunächst den tatsächlichen Arbeitsablauf anzusehen, anstatt direkt mit einer Methodik zu beginnen.

🔸 Wo gerät die Arbeit ins Stocken?

🔸 Wo verzögern sich Entscheidungen weil eine bestimmte Person noch einbezogen werden muss?

🔸 Wo kommt es zu einer Veränderung der Informationen, wenn sie von einem Schritt zum nächsten weitergeleitet werden?

Das sind Dinge, die man in Diskussionen selten ans Licht bringt. Sie werden erst sichtbar, wenn man realen Arbeitsabläufen in der Praxis folgt.

Kleine Veränderung, starke Wirkung

In einem KMU, mit dem ich zusammengearbeitet habe, reagierten die Teams ständig auf sich ändernde Prioritäten. Alle schätzten sich als flexibel ein, doch die Planung wurde als unzuverlässig empfunden.

Beim näheren Hinsehen stellte sich heraus, dass das Problem nicht in der Planungsmethode lag. Das Problem war vielmehr, dass verschiedene Funktionen ihre Prioritäten aus ihrer eigenen Perspektive heraus anpassten, ohne einen gemeinsamen Bezugspunkt zu haben.

Sobald dies sichtbar wurde, bestand die Lösung nicht darin, ein neues Framework einzuführen, sondern einen einfachen Mechanismus zu schaffen, um Entscheidungen funktionsübergreifend abzustimmen. Der Effekt war sofort spürbar: weniger Nacharbeit, weniger Eskalationen und besser vorhersehbare Ergebnisse.

Klein anfangen, konkret bleiben

Ein praktischer Weg für KMU besteht darin, Agilität in kleinen, konkreten Schritten aufzubauen:

Fangen Sie klein an. Nicht mit einem Transformationsprogramm, sondern mit einem konkreten Prozess. Beobachten Sie, wie die Arbeit abläuft, wo es zu Engpässen kommt und wie Entscheidungen getroffen werden.

Verbessern Sie dann jeweils ein Element nach dem anderen. Klären Sie eine Entscheidung. Stabilisieren Sie eine Eingabe. Machen Sie einen Schritt transparenter.

Agilität ist längst Realität

Agilität ist in diesem Sinne nichts, was man einführen muss. Es geht vielmehr darum, sie konsequenter umzusetzen.

KMU verfügen bereits über viele der Voraussetzungen für Agilität. Die Herausforderung besteht nicht darin, agil zu werden, sondern aufzuhören, sich auf die Flexibilität einzelner Personen zu verlassen, und stattdessen ein System aufzubauen, das diese Flexibilität unterstützt.